こんにちは。(ちょっとタイトルを変えてみました。)

 

日本の建設会社に入社してからはや35年、英米系など様々な企業で経理に従事してきた白川耕三です。(プロファイルは、ネクト会計パートナーの最下段を参照下さい。)

 

今回のテーマは、「買掛金」についてです。

大切なことは、「発注部門と経理部門の役割分担を明確にして、互いに協力してモノを買いましょう。」ということです。

 

何をどのような支払条件で買うかの決定や、職務権限規程に基づく権限者の事前承認の要否や、発注・受領の履行と経理部門への連絡の責任は、各発注部署にあります。

 

一方、適用する勘定科目の判断、税務上の取扱と要件の確認、条件通りの支払、エイジング・リストの作成、支払期日到来予定の連絡、未払状況の日次、週次、月次等の定期的な情報提供の責任は、経理部門にあります。

 

全ての購買は、購買申請(および発注書)手続きを取りましょう。発注者(Aさん)と物品受領者(Bさん)を別々にすることは、内部統制上重要ですね。

 

支払先(業者)マスターを作成して、全ての支払先の登録を購買取引の前に行いましょう。

もちろん、役員、従業員、公共機関も登録しましょう。

 

全ての支払は、支払(資金)業務と支払実績管理が容易にできるように、必ず一度買掛金勘定を通してから、その買掛金を支払いましょう。

 

二重払い防止のためにも、重要ですね。

 

他の負債勘定残高を支払う際には、支払日の前営業日又は当日朝一番に買掛金勘定に振替えましょう。

 

エイジング・リスト、期日到来予定、未払状況は、月次に作成・把握し、発注部署と滞留債務の確認を行いましょう。

 

オリジナル証憑とのチェック、照合は、念には念を入れましょう。

 

支払期日、金額を間違えると、社内外の信頼を失います。

 

支払先の資金繰りを狂わせ、先方の資金ショート、倒産に繋がりまねません。

われわれも、給料の遅配や金額不足は嫌ですよね。

 

くれぐれも注意して、支払業務を行いましょう。

 

では、また。

(文責:白川耕三)