こんにちは。(ちょっとタイトルを変えてみました。)
日本の建設会社に入社してからはや35年、英米系など様々な企業で経理に従事してきた白川耕三です。(プロファイルは、ネクト会計パートナーの最下段を参照下さい。)
今回のテーマは、「買掛金」についてです。
大切なことは、「発注部門と経理部門の役割分担を明確にして、互いに協力してモノを買いましょう。」ということです。
何をどのような支払条件で買うかの決定や、職務権限規程に基づく権限者の事前承認の要否や、発注・受領の履行と経理部門への連絡の責任は、各発注部署にあります。
一方、適用する勘定科目の判断、税務上の取扱と要件の確認、条件通りの支払、エイジング・リストの作成、支払期日到来予定の連絡、未払状況の日次、週次、月次等の定期的な情報提供の責任は、経理部門にあります。
全ての購買は、購買申請(および発注書)手続きを取りましょう。発注者(Aさん)と物品受領者(Bさん)を別々にすることは、内部統制上重要ですね。
支払先(業者)マスターを作成して、全ての支払先の登録を購買取引の前に行いましょう。
もちろん、役員、従業員、公共機関も登録しましょう。
全ての支払は、支払(資金)業務と支払実績管理が容易にできるように、必ず一度買掛金勘定を通してから、その買掛金を支払いましょう。
二重払い防止のためにも、重要ですね。
他の負債勘定残高を支払う際には、支払日の前営業日又は当日朝一番に買掛金勘定に振替えましょう。
エイジング・リスト、期日到来予定、未払状況は、月次に作成・把握し、発注部署と滞留債務の確認を行いましょう。
オリジナル証憑とのチェック、照合は、念には念を入れましょう。
支払期日、金額を間違えると、社内外の信頼を失います。
支払先の資金繰りを狂わせ、先方の資金ショート、倒産に繋がりまねません。
われわれも、給料の遅配や金額不足は嫌ですよね。
くれぐれも注意して、支払業務を行いましょう。
では、また。
(文責:白川耕三)
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